세무조사 방문 대응, 조사관이 회사에 왔을 때 가장 먼저 해야 할 일

세무조사에서 대표님들이 가장 긴장하는 순간은 조사관이 실제 사업장에 방문하는 날입니다.

통지서를 받은 뒤 준비를 했더라도 조사공무원이 사무실에 들어오는 순간부터 분위기가 달라집니다.

“어디까지 보여드려야 하지?”

“직원들이 질문받으면 어떻게 하지?”

“컴퓨터나 장부를 바로 확인해도 되는 건가?”

이런 걱정을 하게 됩니다.

하지만 세무조사 방문 대응에서 가장 중요한 것은 조사관을 경계하거나 무조건 많은 자료를 보여주는 것이 아닙니다.

첫날에는 조사공무원의 신분, 조사대상과 범위, 조사기간을 정확히 확인하고 회사 내부 대응창구를 하나로 정리하는 것이 먼저입니다.

조사관이 방문하면 가장 먼저 신분을 확인하세요

세무조사가 시작되면 우선 조사공무원이 실제 담당자인지 확인해야 합니다.

국세청 세무조사 가이드에서도 조사 첫날 조사공무원의 조사원증과 공무원증을 확인하도록 안내하고 있습니다.

사전통지가 생략된 조사라면 현장에서 세무조사 통지를 받으면서 조사대상 세목, 과세기간, 조사기간과 조사사유 등을 확인하게 됩니다.

이는 조사관을 의심해서가 아니라 세무조사 절차의 기본입니다.

대표자뿐 아니라 회사 경리직원이나 재무담당자도 누가 조사 담당자인지 알고 있어야 합니다.

조사 첫날에는 회사 내부 담당자를 정해야 합니다

세무조사에서 자주 생기는 문제가 있습니다.

조사관이 직원 A에게 질문하고, 다른 조사관은 직원 B에게 같은 내용을 질문했는데 두 사람의 설명이 다른 경우입니다.

예를 들어 대표자 개인계좌로 들어온 3천만 원에 대해 한 직원은 “매출대금”이라고 하고 다른 직원은 “대표자 개인자금”이라고 설명하면 당연히 추가 질문이 생깁니다.

그래서 조사 시작 전 대표자, 회계담당자, 세무대리인 가운데 자료제출과 답변을 총괄할 창구를 정하는 것이 좋습니다.

직원이 질문을 받더라도 자신이 정확히 아는 내용만 답하고 오래된 거래나 판단이 필요한 내용은 담당자를 통해 확인하도록 내부 원칙을 정해두면 좋습니다.

조사관이 장부를 보겠다고 하면 어떻게 해야 할까요?

세무조사를 받는 이상 조사대상과 관련된 장부와 증빙을 확인하는 것은 일반적인 조사절차입니다.

다만 중요한 것은 무엇을 확인하려는 자료인지 아는 것입니다.

예를 들어 부가가치세 매출 검증을 위해 카드매출과 계좌내역을 확인하는 것과 조사대상과 무관한 개인자료까지 별다른 설명 없이 제출하는 것은 다릅니다.

납세자는 공정한 과세에 필요한 최소한의 기간과 범위에서 조사받을 권리가 있습니다.

따라서 자료를 요구받았다면 조사대상 세목과 기간, 확인하려는 거래와 어떤 관련이 있는지 먼저 파악하는 것이 좋습니다.

장부와 서류를 가져가겠다고 하면 어떻게 해야 할까요?

국세청 조사절차에는 장부·서류 등에 대한 일시보관 절차가 있습니다.

국세청 가이드에서는 필요한 범위에서 납세자의 동의를 받아 장부·서류 등을 세무관서에 일시 보관할 수 있다고 안내합니다.

조사사무처리규정에도 일시보관 동의서, 자료제출 요구서, 반환확인서 등의 서식이 별도로 마련돼 있습니다.

따라서 장부나 원본자료를 일시보관하는 경우에는 무엇을 가져가는지 목록을 확인하는 것이 중요합니다.

회사 입장에서도 업무에 필요한 원본이 빠져나가면 문제가 생길 수 있으므로 필요한 경우 사본을 확보하고 어떤 자료가 보관됐는지 내부 기록을 남기는 것이 좋습니다.

조사관이 직원들에게 질문하면 어떻게 해야 하나요?

직원들에게 “아무 말도 하지 마라”라고 지시하는 방식은 적절하지 않습니다.

오히려 사실을 정확하게 아는 직원이라면 확인된 내용을 사실대로 설명할 수 있습니다.

문제는 직원들이 잘 모르는 내용을 추측해서 답하는 경우입니다.

몇 년 전 거래는 직원이 기억하지 못할 수 있고 당시 담당자가 퇴사했을 수도 있습니다.

이럴 때는 “자료를 확인해야 정확히 말씀드릴 수 있습니다”라고 하고 장부와 원자료를 확인하는 것이 좋습니다.

세무조사는 말을 빨리 하는 사람이 유리한 과정이 아닙니다.

처음 설명과 뒤에 나오는 자료가 일치하는 것이 더 중요합니다.

사업장 전체를 바로 보여줘야 할까요?

조사대상과 업종에 따라 현장확인이 중요할 수 있습니다.

제조업이라면 생산설비나 재고가 중요할 수 있고 음식점이나 소매업이라면 POS, 현금매출 구조, 재고 등이 중요할 수 있습니다.

그러나 조사관이 무엇을 확인하려는지 모르면서 대표자가 먼저 회사 전체를 설명하고 모든 자료를 보여주는 것은 바람직하지 않습니다.

질문의 목적을 확인하고 그에 맞는 사실과 자료를 보여주는 것이 좋습니다.

방문 첫날 가장 조심해야 할 행동

첫 번째는 긴장해서 질문받지 않은 내용까지 계속 설명하는 것입니다.

두 번째는 오래된 거래를 기억만으로 단정하는 것입니다.

세 번째는 조사관이 온 뒤 급하게 과거 장부나 자료를 수정하는 것입니다.

네 번째는 대표자와 직원, 세무대리인의 설명이 서로 다른 것입니다.

다섯 번째는 조사관과 감정적으로 충돌하는 것입니다.

세무조사에는 납세자의 권리도 있지만 납세자가 제출하고 설명해야 할 자료도 있습니다.

따라서 감정적으로 대응하기보다 조사범위와 자료를 기준으로 차분하게 대응하는 것이 중요합니다.

세무조사 방문 대응에서 조사국 출신 세무사가 보는 핵심

제가 조사 현장에서 중요하게 봤던 것은 사업장의 분위기가 아니라 자료의 일관성이었습니다.

대표자가 아무리 자신 있게 설명해도 장부와 계좌가 다르면 다시 확인합니다.

반대로 처음부터 “자료를 확인해 보겠습니다”라고 한 뒤 계약서, 계좌, 세금계산서를 정리해서 정확히 설명하면 사실관계를 확인하기가 훨씬 수월합니다.

그래서 세무조사 방문 대응은 조사관을 잘 상대하는 기술보다 회사 내부 사실관계를 하나로 정리하는 작업이 중요합니다.

통지를 받은 단계부터 누가 답변을 담당할지 정하고, 예상질문이 나올 거래를 미리 검토해두는 것이 좋습니다.

세무조사 방문 대응 관련 자주 묻는 질문

Q. 조사관이 방문하면 조사원증을 확인해도 되나요?

가능합니다. 국세청 가이드에서도 조사 첫날 조사공무원의 신분을 확인하도록 안내합니다.

Q. 모든 직원이 조사관 질문에 답해야 하나요?

직원이 정확히 아는 사실은 설명할 수 있지만 오래된 거래나 불확실한 내용은 자료를 확인해 답하는 것이 좋습니다.

Q. 장부 원본을 가져갈 수도 있나요?

법령과 조사절차에 따른 일시보관이 이루어질 수 있습니다. 무엇을 보관하는지 목록과 반환절차를 확인하는 것이 중요합니다.

Q. 조사관이 왔을 때 세무사를 바로 부를 수 있나요?

납세자는 세무대리인의 조력을 받을 수 있으므로 조사 대응에 참여하도록 할 수 있습니다.

Q. 첫날 가장 중요한 것은 무엇인가요?

신분과 조사범위를 확인하고 회사 내부 답변·자료제출 창구를 하나로 정하는 것이 중요합니다.